Glosar
Ultima actualizare: 29 martie 2026
Acest glosar explică principalele noțiuni folosite pe platforma ACTE123. Dacă întâlnești un termen necunoscut în timpul navigării, îl poți găsi aici.
Pe scurt
- Seiful de documente este spațiul tău personal de stocare criptat. Fișierele sunt criptate în browserul tău înainte de a fi stocate — serverul nu vede niciodată datele tale. Încarcă un document o singură dată și refolosește-l în toate planurile tale.
- Un profil este un set de date personale (nume, adresă, CNP etc.) stocate criptat în seiful tău. Completează datele o singură dată și folosește-le pentru a completa automat formulare PDF sau pentru a le partaja în siguranță cu organizațiile.
- Procedura este un proces administrativ complet într-o categorie sau domeniu. De exemplu procedura obținerii unui pașaport, a unei cărți de identitate, procedura de înmatriculare a unui vehicul.
- Scenariul este o ramură a unei proceduri și determină ce documente și pași se aplică într-un anumit caz particular. De exemplu: înmatricularea unui vehicul din România vs. înmatricularea unui vehicul din afara Uniunii Europene.
- Întrebările sunt folosite pentru a personaliza o situație procedură-scenariu în funcție de situația ta. De exemplu: «Este prima dată când soliciți acest document?», «Ești căsătorit?». Răspunsurile la întrebări filtrează dinamic cerințele, pașii și taxele care ți se aplică.
- Cerințele, pașii și taxele sunt specifice fiecărui scenariu și dictează exact ce documente trebuie să pregătești, în ce ordine trebuie să parcurgi pașii și ce taxe trebuie să plătești pentru a finaliza procedura cu succes.
- Planul este un ghid personalizat generat pe baza unei combinații procedură-scenariu și pe baza răspunsurilor tale. Planul este lista ta personală menită să te ajute să finalizezi o procedură administrativă fără stres și confuzie.
- Organizația este o afacere (firmă de avocatură, agenție HR, birou notarial etc.) care folosește platforma pentru a gestiona proceduri și documente pentru clienții săi. Membrii pregătesc planuri, clienții confirmă și partajează documente — totul într-un spațiu de lucru colaborativ.
Seiful de documente
Seiful de documente este un spațiu de stocare criptat, integrat în planul tău, unde poți încărca și păstra în siguranță copii ale documentelor necesare pentru procedură. Toate documentele sunt criptate direct în browserul tău folosind o parolă pe care doar tu o cunoști — serverul nu vede niciodată conținutul fișierelor tale. Criptarea folosește algoritmi de nivel militar (AES-GCM-256), iar cheia de criptare este derivată din parola ta prin PBKDF2 cu 600.000 de iterații. Când configurezi seiful, primești 8 coduri de recuperare pe care trebuie să le salvezi într-un loc sigur — fiecare cod poate fi folosit o singură dată pentru a-ți debloca documentele dacă uiți parola. Documentele sunt stocate local în browserul tău (IndexedDB) și, opțional, sincronizate criptat în cloud pentru a fi accesibile de pe mai multe dispozitive. Seiful se blochează automat după o perioadă de inactivitate (configurabilă din setări) și necesită reintroducerea parolei pentru acces. Poți încărca documente direct din fiecare cerință a planului tău — fiecare fișier încărcat este asociat cerinței corespunzătoare. Dacă pierzi atât parola cât și codurile de recuperare, documentele devin inaccesibile permanent — platforma nu poate recupera datele criptate în locul tău.
Profilul
Un profil este o colecție de date personale sau de afaceri — cum ar fi numele, adresa, codul numeric personal (CNP), telefonul, emailul — stocate criptat în seiful tău de documente. Poți crea mai multe profiluri pentru scopuri diferite: unul pentru tine ca persoană fizică, unul pentru firma ta, unul pentru un vehicul. Datele din profiluri sunt criptate cu aceeași parolă ca documentele din seif și se sincronizează pe dispozitivele tale prin cloud. Profilurile te ajută în două moduri: în primul rând, când un plan include un formular PDF editabil, platforma poate completa automat câmpurile cu datele din profilul tău — nu mai trebuie să tastezi aceleași informații în fiecare formular. În al doilea rând, când trimiți un plan unei organizații, poți alege ce profiluri să partajezi alături de documente. Organizația primește datele din profilurile tale în același pachet criptat și le poate folosi pentru a completa formulare PDF în numele tău. Tu controlezi mereu ce profiluri partajezi, iar datele rămân criptate de la un capăt la altul — doar organizația le poate decripta folosind propria parolă.
Procedura
O procedură reprezintă un proces administrativ complet care conține toate cazurile / scenariile pentru a obține un act, o autorizație sau un serviciu public sau privat. De exemplu: obținerea cărții de identitate, înmatricularea unui vehicul, eliberarea unui certificat de naștere sau obținerea unui pașaport. Fiecare procedură reunește toate informațiile de care ai nevoie într-un singur loc: ce documente trebuie pregătite, ce pași trebuie urmați, în ce ordine, ce taxe trebuie plătite, unde trebuie să te prezinți fizic și care sunt termenele de procesare. Procedurile sunt structurate și actualizate de comunitatea de voluntari ai platformei, pe baza informațiilor publice oferite de instituțiile statului.
Scenariul
Un scenariu descrie o situație specifică în cadrul unei proceduri, deoarece aceeași procedură poate avea parcursuri diferite în funcție de circumstanțele tale. De exemplu, procedura de obținere a cărții de identitate cuprinde mai multe scenarii distincte: prima eliberare (pentru cei care nu au avut niciodată carte de identitate), reînnoire la expirare, eliberare în urma pierderii sau furtului, schimbare de domiciliu, schimbare de nume după căsătorie și altele. Fiecare scenariu vine cu propriul set de cerințe, pași și taxe. Când accesezi o procedură pe platformă, primul lucru pe care ți-l cerem este să selectezi scenariul care corespunde situației tale — astfel, toate informațiile afișate ulterior vor fi relevante pentru cazul tău concret.
Planul
Un plan este ghidul tău personalizat, este ca o copie a unei proceduri-scenariu pentru tine. E generat automat de platformă pe baza a trei elemente: procedura aleasă, scenariul selectat și răspunsurile date la întrebările din planificator. Planul conține doar cerințele, pașii și taxele relevante pentru situația ta specifică, organizate într-o listă clară și ușor de urmărit, un plan sintetizează toate informațiile relevante pentru situația ta concretă și le prezintă într-o formă clară și acționabilă. Vei vedea exact ce documente ai nevoie, în ce ordine trebuie să parcurgi pașii și ce taxe ți se aplică. Dacă îți creezi un cont pe platformă, planul poate fi salvat și accesat ulterior de pe orice dispozitiv. Pe măsură ce aduni documentele și parcurgi pașii, poți bifa fiecare element finalizat, iar platforma îți va arăta progresul general. Planul este punctul central al experienței pe ACTE123 — transformă o procedură complexă într-o listă de sarcini ușor de urmat.
Întrebarea
Întrebările sunt instrumentul prin care platforma îți personalizează experiența până la cel mai mic detaliu. După ce ai selectat o procedură și un scenariu, platforma îți poate adresa una sau mai multe întrebări pentru a înțelege mai bine situația ta. De exemplu: «Ai cetățenie română?», «Acționezi în nume propriu sau prin reprezentant?» sau «Este prima dată când soliciți acest document?». Răspunsurile pe care le dai sunt folosite de sistem pentru a filtra dinamic cerințele, pașii și taxele care ți se aplică. Astfel, planul generat va conține doar informațiile relevante pentru cazul tău, fără elemente care nu te privesc. Întrebările sunt configurate de administratorii platformei și variază de la un scenariu la altul.
Cerința
O cerință reprezintă un document, un act, o programare sau o condiție pe care trebuie să o îndeplinești pentru a putea finaliza o procedură administrativă. Cerințele pot fi de două tipuri: obligatorii — care se aplică tuturor (de exemplu, actul de identitate în original și copie) — sau condiționate — care se aplică doar în anumite situații (de exemplu, procura notarială, necesară doar dacă acționezi prin reprezentant, sau certificatul de căsătorie, necesar doar în cazul schimbării de nume). În planul tău personalizat, fiecare cerință poate fi bifată pe măsură ce obții actul, copia sau programarea necesară. Acest mecanism de urmărire a progresului te ajută să știi în orice moment ce ai pregătit deja și ce mai ai de făcut înainte de a te prezenta la ghișeu cu «dosarul complet».
Pasul
Un pas reprezintă o acțiune concretă pe care trebuie să o realizezi în cadrul procedurii. Pașii sunt prezentați într-o ordine logică, de la pregătirea documentelor până la ridicarea actului final. Exemple tipice de pași: completarea unui formular-tip, achitarea unei taxe la casierie sau prin transfer bancar, depunerea dosarului la ghișeu, așteptarea termenului de procesare, ridicarea documentului finalizat. Unii pași pot fi condiționați — adică se aplică doar în funcție de răspunsurile tale la întrebările din planificator. De exemplu, pasul de legalizare a unei traduceri se aplică doar dacă documentele sunt într-o limbă străină. În plan, pașii sunt afișați în ordinea în care trebuie parcurși, iar fiecare poate fi bifat pe măsură ce îl finalizezi.
Taxa
O taxă este un cost pe care trebuie să îl achiți ca parte a procedurii administrative. Taxele pot fi obligatorii (de exemplu, taxa de timbru pentru eliberarea actului de identitate) sau condiționate de scenariul ales ori de răspunsurile date la întrebări (de exemplu, taxa de urgență se aplică doar dacă soliciți procesare rapidă). Pentru fiecare taxă, platforma afișează informațiile disponibile: suma, modalitatea de plată acceptată (numerar, card, transfer bancar) și locația unde se achită. Este important să reții că platforma ACTE123 nu procesează plăți și nu are nicio afiliere cu instituțiile către care se plătesc taxele.
Documentul
Un document este un act oficial, un formular-tip sau orice alt material asociat unei cerințe. Documentele pot avea mai multe versiuni — pe măsură ce instituțiile le actualizează, platforma reflectă modificările prin versiuni noi. De asemenea, documentele pot fi disponibile în mai multe limbi, în funcție de specificul procedurii. Acolo unde este posibil, platforma pune la dispoziție formulare descărcabile în format Microsoft Word, PDF, etc. sau linkuri directe către paginile oficiale ale instituțiilor de unde acestea pot fi obținute. Fiecare document este asociat unei cerințe specifice din cadrul procedurii, astfel încât să știi exact ce formular corespunde fiecărei etape.
Sursa
O sursă este referința oficială de unde provin informațiile afișate pe platformă. Sursele pot include: site-uri web guvernamentale (de exemplu, site-ul Direcției pentru Evidența Persoanelor), acte normative și legi publicate în Monitorul Oficial, ghiduri oficiale emise de instituții, comunicate de presă sau alte documente publice. Fiecare procedură de pe platformă conține link-uri către sursele din care au fost extrase informațiile, astfel încât tu să poți verifica și consulta direct materialele oficiale. Transparența surselor este un principiu fundamental al ACTE123 — dorim ca fiecare utilizator să poată verifica independent orice informație.
Fluxul de lucru
În contextul platformei, un flux de lucru (workflow) reprezintă combinația unică dintre o versiune a procedurii și un scenariu. Fiecare flux de lucru definește un traseu complet pe care îl poate parcurge un utilizator: de la întrebările inițiale, trecând prin cerințele de documente, pașii de urmat, până la taxele de plătit. Acest concept este folosit în principal de administratorii platformei pentru a organiza și gestiona conținutul. De exemplu, procedura «Carte de identitate» în versiunea 2.0, combinată cu scenariul «Prima eliberare», formează un flux de lucru distinct față de aceeași procedură combinată cu scenariul «Reînnoire la expirare». Fiecare flux de lucru are propriile mapări de întrebări, cerințe, pași și taxe. Planul este o «copie» a unui Flux de lucru, o instanță personalizată pentru fiecare utilizator în parte, generată pe baza răspunsurilor la întrebări și a scenariului ales.
Organizația
O organizație este o entitate de afaceri — cum ar fi o firmă de avocatură, o agenție de resurse umane, un birou notarial, o firmă de contabilitate sau o agenție imobiliară — care folosește ACTE123 pentru a gestiona proceduri și documente în numele clienților săi. Organizațiile au membri (angajați cu roluri: proprietar, administrator sau angajat) care pot pregăti planuri de proceduri, personaliza cerințele și urmări progresul pentru clienții lor. Clienții sunt utilizatori externi invitați în contextul organizației pentru a colabora la planuri. Când un client acceptă o invitație, documentele din seiful său se pot potrivi automat cu cerințele pregătite de organizație, eliminând necesitatea de a reîncărca sau rescana documente. Fiecare organizație poate personaliza procedurile publice adăugând cerințe specifice activității sale sau eliminând pe cele irelevante. Planurile dintr-o organizație urmează un ciclu de viață de la ciornă până la finalizare, cu etape de revizuire care asigură calitatea. Funcționalitatea de organizații adaugă un nivel B2B peste platforma existentă, fără a schimba modul în care catalogul public funcționează pentru utilizatorii individuali.